Två granskningsrapporter

I förrförra veckan hade kommunens revisorer ett möte, där vi beslutade att skicka fyra granskningsrapporter till olika nämner i kommunen för yttrande. Jag lovade då att återkomma kring dessa, och tänker nu lyfta fram två av dem, då de har blivit offentliga handlingar.

1. Underhållet av kommunens gator och vägar
Kommunrevisionen har låtit granska underhållet av kommunens gator och vägar. Det ligger under Servicenämndens/Serviceförvaltningens ansvarsområde. Granskningsrapporten visar att kommunen satsar förhållandevis lite på underhåll:

Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) beräknar att en asfaltbeläggning kan ligga i genomsnitt 20 år innan gatan måste läggas om. Det är dock skillnad mellan (högtrafikerade) huvudgator och (lågtrafikerade) lokalgator, där huvudgator kan behöva läggas om vart 15 år medan lokalgator kan klara 30 år. För att uppnå en omläggningstakt på 20 år bör 5% läggas om årligen.

Omläggningstakten varierar väldigt mellan olika kommuner. När SKL har undersökte saken år 2009 låg spannet på mellan 0,15% till 7,80%. Medelvärdet är 2,40% och medianvärdet 2,20%. Servicenämnden äskade i våras om mer pengar för underhåll, eftersom man med nuvarande budget åtgärdar 1,6% av det totala vägnätet, vilket motsvarar en åtgärdstid på 64 år. SKL rekommenderar alltså 20 år.

För gång- och cykelvägar är  förnyelsetiden 130 år, där åtgärdas 0,8% av vägnätet årligen.

De begränsade resurserna ställer höga krav på prioriteringar. Resurser satsas i första hand på huvudnätet där fortsatt slitage riskerar att orsaka skador som kräver omfattande åtgärder.

Eftersom man har begränsade resurser så "kapitalsäkrar" man så gott det går. Man sköter det som skulle bli väldigt dyrt att inte sköta, i längden.

Ur den revisionella bedömningen, från granskningsrapporten:

Vi bedömer att kommunens vägar inte underhålls på ett ekonomiskt tillfredsställande sätt. Det grundar vi på att med nuvarande resurser för beläggningsunderhåll åtgärdas i genomsnitt 1,6% av det totala gatu- och vägnätet vilket motsvarar en åtgärdstid på ca 64 år. Förnyelsetiden för gång- och cykelbanor är 130 år. Dessa förnyelsetider överskrider de kriterier för underhåll av asfaltytor i gator och vägar som finns i Servicenämndens internbudget, SKL:s bedömning samt genomsnittskommunen i SKL:s undersökning från år 2009.

Under de senaste fem åren har budgeten för beläggningsunderhåll per kvadratmeter sjunkit från 2,55 kr till 2,40 kr. Det är inte tillfredsställande att budgeten för beläggningsunderhåll är otillräcklig. Vi anser att det är väsentligt att en strategi utvecklas för hur det eftersatta underhållet ska bemötas och vilka resurser som krävs.

Samtidigt bedömer vi ändå att underhållet är ändamålsenligt, eftersom man prioriterar att kapitalsäkra vägnätet i största möjliga utsträckning. Man kan alltså lite slarvigt säga att Servicenämnden/förvaltningen gör så gott de kan, med de medel de har. Granskningsrapporten skickas nu till Servicenämnden och Kommunstyrelsen för yttrande.


2. Kultur- och fritidsnämndens interna kontroll avseende kommunens hantering av konst

Denna granskningsrapport är en slags uppföljning på en granskning av kommunens konstregister som gjordes år 2005. Då konstaterade man att det fanns väl dokumenterade rutiner för hur man ska hantera den konst som kommunen köper in och äger, men att dessa rutiner behövde spridas och göras kända i kommunens olika förvaltningar.

För även om det är Kultur- och fritidsnämnden som har ansvaret för konsten, och det är de som utser konstutskottet som bestämmer vilken konst som ska köpas in (för 100 000 kr årligen), så finns konsten lite överallt i kommunens verksamheter. Det hänger tavlor på kontor, på äldreboenden, i gemensamma utrymmen och så vidare.

Efter granskningen 2005 uppdrog Kultur- och fritidsnämnden, för att komma tillrätta med problemet att rutinerna inte var kända, åt förvaltningen att "se till att det finns konstansvariga utsedda på samtliga enheter och att dessa får erforderlig information". Detta var dock inte uppdaterade i registret år 2012.

Under granskningen av registret/hanteringen gjordes stickprovskontroller på 11 enheter i kommunen. Det finns för övrigt totalt 2 685 konstverk registrerade, rapporten noterar att det saknas inköpsbelopp på 1 507 av dessa. Jag citerar nu "Generella iakttagelser för samtliga granskade enheter":

• Konstregistret är inte fullständigt och innehåller många fel. Vi har hittat tavlor som inte är registrerade hos den aktuella enheten, fotografier som inte stämmer överens med konstverket i verkligheten, konstverk som är registrerade i registret men som inte har påträffats inom enheten. 

• Det sker ingen årlig inventering som initieras av kultur- och fritidsförvaltningen. 

• Endast en av de 11 totalt granskade enheterna har en konstansvarig utsedd. 

• Inom samtliga granskade enheter finns det tavlor som inte nyttjas utan är undanstoppade i ett förråd eller i en garderob. 

• Vi har inte hittat några skadade konstverk. 

• Årliga besök på enheterna görs inte av kultur- och fritidsförvaltningen. 

• När det gäller stöldmärkning har omärkta konstverk påträffats vid några tillfällen eller att märkningen var gammal. Vid ett fåtal tillfällen har även märkning med blyerts påträffats. 

• Vid granskningen har vi noterat att de konstverk som är utlånade av konstmuseet, ibland registreras i kultur- och fritidsnämndens register. Men denna registrering görs inte alltid. Den konstansvarige framhåller att meningen har varit att inte registrera konstmuseets tavlor i registret. 

• Två av de granskade enheterna har egna förteckningar över konsten (detta ska man ha, min anmärkning). Den ena enhetens register uppdaterades under år 2011 och den andra enhetens register uppdaterades senast år 2004.

Varför man gör stöldmärkning torde vara uppenbart. Det handlar om att säkra kommunens egendom i händelse av stöld. Dessutom är det inte helt oviktigt rent försäkringsmässigt att tavlor är registrerade, fotograferade och värdesatta på ett riktigt sätt. Konst som inte används ska återlämnas till kultur- och fritidsnämndens förråd, inte ligga i garderober. Bristerna visar att rutinerna inte är kända, helt enkelt.

Förutom de generella iakttagelserna så tar granskningsrapporten också upp lite mer specifika resultat under de olika förvaltningar som man gjort stickprov på. Här finns ett par uppseendeväckande saker under Omsorgsnämnden. Jag citerar igen:

"Kultur och fritidsförvaltningen har inte genomfört någon inventering av enheter under omsorgsnämnden sedan granskningen år 2005. Vårt stickprov visar att det finns stora brister. Hos granskade enheterna inom omsorgsnämnden finns konst från kultur- och fritidsförvaltningen, konstmuseet och konst som blivit kvar efter omsorgstagare. 

Inom en enhet står det i registret att en tavla är placerad i expeditionen. Vid samtal med enhetens vaktmästare framkom att denna expedition byggdes bort vid renovering på 1990-talet. 

Vid ett av stickproven framkom att en mängd tavlor slängts. Varken enhetschefen eller personalen kunde svara på om dessa var märkta eller inte. På samma enhet fanns även ett antal konstverk med en annan typ av märkning. Enhetschefen kunde inte svara på vad detta var för konstverk. 

I samband med stickprov har det framkommit att personalen saknar kunskap om vilka system och rutiner som är beslutade avseende kommunens konsthantering."

Här blir bristerna i konstregistret väldigt uppenbara, liksom vad som kan hända om rutinerna för hantering av konst inte är kända: tavlor slängs istället för att återlämnas till kultur- och fritidsförvaltningen. Så bör man givetvis inte hantera kommunens egendom, inköpt för skattepengar.

Den revisionella bedömningen, ur granskningsrapporten:

Har kultur- och fritidsnämnden tillräcklig intern kontroll över kommunens konsthantering?
Vi bedömer att kultur- och fritidsnämndens interna kontroll över kommunens konsthantering inte är tillräcklig. Även om kultur- och fritidsnämnden har dokumenterade system och rutiner för kommunens konsthantering måste systemen och rutinerna göras kända ute i verksamheterna för att hanteringen ska bli ändamålsenlig. 

Vi bedömer att kultur- och fritidsnämnden måste arbeta med att tydliggöra system och rutiner ute i verksamheterna. 

Vi bedömer även att konstregistret behöver gås igenom ytterligare. Detta baserar vi på att stickprovskontrollen visar många brister i form av felregistreringar, otydliga placeringsangivelser och att fel fotografier har kopplats till fel konstverk i registret.

Denna granskningsrapport skickas nu till Kultur- och fritidsnämnden för yttrande.